YÖNETİMDE YETKİ VE SORUMLULUK

Kullandığımız paranın geçerli olabilmesi için iki yüzünün de mevcut olması gerektiği gibi, yöneticinin de görevini layıkı ile yapabilmesi ve sürdürebilmesi için iki ana ilke vardır.

K.Ünsal Barış 31/12/2019 23:40

Birinci ilke yetkilerinin tanımlanması ve sınırlarıdır, ikinci ilke ise sorumluluğunun tanımlanması ve sınırlarıdır. Paranın bir yüzü yok edildiğinde para, para olmaktan çıktığı gibi,  yöneticinin de, yetki ve sorumluluk ilkelerinden birisi yok edildiğinde, yönetici, yönetici olmaktan çıkar.

Yetki ve sorumluluk ikiz kardeşler gibidir. İkisinden biri olmazsa ikizlik de sona erer.
Bir görevlinin yönetici olabilmesi ve etkinlik sürdürebilmesi için, yetki ve sorumlulukla eşdeğer olarak donatılması gereklidir. İkisinden biri olmazsa yöneten değil, yönetilen, yönlendirilen, güdümlü görevli olur.

Peki, yetki nedir?

Bir işletmenin amaçlarına ulaşabilmesini organize etmek için görevlendirilmiş olan yöneticinin, daha önceden kazanmış olduğu bilgi ve deneyiminin ışığı altında, inisiyatif kullanıp, işletme amaçları ve yararları doğrultusunda karar almasıdır.

Yetki kullanmak, güç kullanmak demektir. Tabii, burada ifade ettiğim güç kullanımını, kolluk güçlerinin kullandığı güç kullanımı ile karıştırmamak gerekir.

Güç kullanmak, talimat vermek, eski tabiri ile emir vermektir. Güç kullanmak bir yaptırım aracıdır. Yaptırımı olmayan yöneticinin gücü de olmaz. Gücü olmayan yöneticinin ne otoritesi olur ve nede yeterince dikkate alınır.  

Yetkisi olmayan yöneticinin yönetimindeki işletmelerde bir hantallık, vurdum duymazlık, kaytarmacılık, disiplinsizlik, verimsizlik ve kalite düşüklüğü saptanır.

Yetki demek, güç demektir. Yetkinin kaynağı ise; patrondur, yönetim kuruludur veya bir üst yöneticidir.

Büyük işletmelerde veya büyük organizasyonlarda bazen yetki dağılımı veya devri yapılabilir. Böyle bir durumda yetki dağılımı yapan veya yetki veren üst kişi, yönetim ve denetim haklarından feragat ediyor anlamına gelmez. Daha verimli bir çalışma için yetki ve sorumluluk dağılımı yapmak bazen zorunlu olabilir. Bu işlemden çekinmemek gerekir.

Peki, sorumluluk nedir?

Türk Dil Kurumu’nun tanımına göre sorumluluk; “Kişinin kendi davranışlarını veya kendi yetki alanına giren herhangi bir olayın sonuçlarını üstlenmesidir.”

Yetki ve sorumluluğun eşdeğer olarak verilmesi veya dağıtılması gerekir. Gelişmiş ülkelerde bu dengeye azami özen ve dikkat gösterilmektedir. Şarki dediğimiz veya oryantal dediğimiz ülkelerde ise sorumluluk alabildiğince geniş, yetki ise mümkün olabildiğince dardır.

Şarki veya oryantal ülkelere bir göz atarsanız, hepsinin de gelişememiş veya az gelişmiş, yönetilen, güçlü ülkeler tarafından güdülen ülkeler olduğunu görürsünüz. Bu gruba giren ülkelerde bulunan yetki sahiplerinin yetkiyi dağıtma yerine, tek elde toplayıp yönetme alışkanlığı, hırsı, bencilliği, devlet yönetiminden tutunuz da işletme ve aile yönetimlerine kadar yaygındır.  

Gelişmiş ülkelerde yetki dağılımı yapılırken cinsiyet ayırımı yapılmazken, az gelişmiş veya gelişememiş veya oryantal dediğimiz ülkelerde yetkinin sürekli olarak erkek egemenliğinde bulunduğunu ve kullanıldığını görürüz.

Biz Türkler ise, yönetim alışkanlığımızda gelişmiş ülkeler ile az gelişmiş ülkeler arasında gidip gelerek bocalıyoruz. Çünkü, yerimizi hep şaşırıyoruz. Daha doğrusu yerimizin neresi olduğuna hala bir karar veremedik.

Sorumluluk; Doğru karar vermeyi, kurallara uymayı, yerinde inisiyatif kullanmayı, proaktif olmayı, sahiplenmeyi, sağ duyulu olmayı, dürüst olmayı, güvenilir olmayı, adil olmayı, astlara örnek olmayı gerektirir. Bunları bir araya getiremeyen yöneticiler ise, olabilecek olayın sonucuna katlanmayı da peşinen kabul etmelidirler.

Sorumluluğu yerine getirebilmenin ilkesel koşullarından birisi de, yöneticinin yetki ve sorumluluk sınırları içinde özgür ve bağımsız hareket kabiliyetinin olmasıdır. Ancak, özgürce seçimler yapabilen yöneticiler sorumlu olabilir. Aksi halde sorumluluk ortada kalır ve sahibini arar durur.

Bir sürücüye bir oto teslim edildikten sonra, arabayı nasıl kullanacağı uzak kumanda ile dikte edilirse, sürücüye inisiyatif, sağ duyu, bağımsızlık ve özgürlük verilmezse, araba mutlaka bir yerde toslar. Böyle durumda sürücü mü hatalıdır, yoksa sürücüyü uzaktan kumanda ile yöneten araba sahibi mi hatalıdır? Ama maalesef, iş  yaşantımızda görmekteyiz ki, sürücü arabayı toslatmaktan suçlu bulunup, işinden olmaktadır.

Bir yönetici bir işe atandığında yetkileri, sorumluluk alanları, ve işletme politikaları kendisine bir üstü tarafından yazılı olarak verilmelidir. Böyle yapılmayıp da iş yerinde bir terslik olduğunda, kimse, kimseye; Neden? Nasıl? Niye diye sorma hakkını da kaybeder.

Geçmiş bir tarihte, büyük bir işletmenin yönetimine atandığımda, işletmenin hukuki bir sorunu nedeniyle, patronum bana şifahen; 2.000 USD üzerindeki demirbaş gereksinimi siparişlerinde kendisine danışmadan hareket etmememi söylemişti.

Bir gün, işletmemizde bulunmamasından dolayı, banketing rekabetimizi olumsuz etkileyen, rakiplerimize avantaj sağlayan bir cihazı almamız gerekti. Satın alma müdürüne piyasa araştırması yaptırttım, gereksinim duyduğumuz cihazın fiyatının 2.000, 3.000, 4.000 USD’lık modellerinin  olduğunu tespit ettik. Patronum yurt dışında ikamet ettiği için kendisine telefon ile bilgi verdim. Patronum; “İşletme için hangisi doğru tercih ise, ona karar veriniz” deyip, onay verdi. İşletmemizin gereksinimi için 4.000 USD’lık cihaz, teknolojik üstünlüğü ve nitelikleri açısından en uygun tercih idi, lakin biz, ekonomik tercihlerle 3.000 USD’lık olanında karar verip, cihazı satın aldık.

Aradan bir süre geçti, bir gün patronum bana; Bahsi geçen cihazı neden aldığımızı, 2.000 USD üzerinde demirbaş siparişi vermemem talimatını hatırlattı. Ben de kendisi ile yaptığım telefon görüşmesini hatırlatmaya çalıştım. Patronumun ana konusu otelcilik değildi ve yoğun çalışma temposu vardı. Kendisi ile yaptığım telefon görüşmesi patronumun aklında daha farklı boyutta kalmış. Bu nedenle konuyu tekrar anlatmak durumunda kaldım.

Yukarıda verdiğim örnek ve benzer nedenlerle, tüm işletmelerde yöneticinin; yetkilerinin, sorumluluklarının, işletme politikalarının (policy&procedures) ve ayrıcana her önemli talimatın, uygulamanın, onayın, siparişin, değişikliğin, parasal konuların bir üst kademe tarafından yazılı olarak verilmesi veya yetkili kişilerin imzalarının alınması gerekir ki, ileride bir belge veya kanıt olarak kullanılabilsin.

Aksi durumlarda herkes bir suçlu arar. Suçlu bulmak da çok kolaydır. Suçlu % 90 oranda daima bir ast görevlidir. Üst görevliler medeni cesaret gösterip, suçu kolayına  üstlenmezler. Bu onların prestijlerini ve imajlarını sarsar. Astların da prestijleri ve imajları olduğu daima hatırlanmalıdır.

Yukarıda önerdiğim düzen veya sistemin ciddi ve kurumsallaşmış işletmede var olduğunu biliyorum. Sözüm olmayanlar içindir.

Bir üst kademe tarafından güdümlü yöneticiler, bir gün araba bir yere tosladığı zaman, tek suçlu kişi olurlar. Güden kişiler sorumluluk üstlenmedikleri gibi ortadan da kaybolurlar. Bunu önlemenin yolu, işveren ve yöneticinin, oyunu kurallarına uygun olarak ve medenice oynamalarıdır.

Şayet, işverenin amacı, amaçlarına uygun düştüğü sürece yöneticiyi bir maşa gibi kullanmak, amaçlarına uygun düşmediği yerde yöneticiyi bir şekilde elemekse, bu eylemini hiçbir güç ve hiçbir donanım da kurtaramaz.

Lakin, her yönetici sütten çıkmış ak kaşık mıdır? Bu konu da düşünmeye değerdir.

Esas olan; Her iş kolunda, her görevlide ve her insanda iyi niyet, dürüstlük, yaklaşım ve gösterilen çabadır.