“Her başarılı erkeğin arkasında bir kadın vardır” sözü çok doğru bir tespittir. Özel hayatında mutlu olamamış bir yöneticinin iş hayatında hem mutlu ve hem de başarılı olabilmesi çok güçtür. Kadın desteği olmaksızın bu güçlüğü yenebilen yöneticinin sayısı hem çok azdır, hem de başarı ömrü kısa sürelidir.    

Günümüzün ağır iş koşulları içinde, bu güzel ve doğru tespit sözünü artık gözden geçirmemiz gerektiği inancındayım. Çünkü günümüz iş dünyasında her başarılı erkeğin arkasında, özel hayatındaki seçkin kadının varlığına ilaveten,  iş hayatındaki asistanının desteğini de göz önünde bulundurmamız gerekir.

Bu noktada sekreterlik görevi ile asistanlık görevlerini birbirinden ayrı tutmalıyız.  Sekreterlik görevi klasik bir görevdir, sekreterler sade bir memur gibi çalışırlar. Görev alanları, yetkileri, sorumlulukları ve inisiyatifleri sınırlıdır.  Asistanların görev alanları, yetkileri, sorumlulukları ve inisiyatifleri ise, bir yönetici statüsündedir.       
Yönetici asistanlığının yönetici hayatındaki önemini yeterince anlatabilmek için aşağıda sıraladığım nitelik ve görevleri gözden geçirmek gerekir.

A)   Yönetici asistanının nitelikleri

 Klasik nitelikler:

•  Üniversite veya lise eğitimli olmalı. (Tercihen yüksek sekreterlik okulu veya iletişim fakültesi mezunu)

•   İş kolunda geçerli olan yabancı lisan bilgisine hâkim olmalı. (Yazma, okuma ve konuşma)

•  Bilgisayar bilgisine hâkim olmalı. ( Word, Excel, Powerpoint gibi ofis programları ve internet)

 •  Sakin, hızlı, düzenli, hoşgörülü ve güler yüzlü olmalı.
 Özel nitelikler:

•  Temsil gücü kuvvetli olmalı.

• Fiziki görünümü ve diksiyonu düzgün olmalı.


•  Giyim kuşamda bağlı olduğu yöneticisinin görevine yakışacak seçimlerde bulunmalı.

•  Makyaj ve parfüm kullanmada aşırıya kaçmamalı.

• Yerine göre otoriter, yerine göre sevecen olmalı.

• Disiplin sever, titiz, dakik, planlı, dikkatli ve iş bitirici olmalı.

• Görevinin gerektirdiği kadar görgü kuralları bilgisine sahip olmalı.

• Çalıştığı veya çalışacağı iş kolu bilgilerine sahip olmalı.

•  İnisiyatifi yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanmalı.

• Çalışma saatlerinde esnek ve işinde özverili olmalı.

• Yöneticisinin sırdaşı olmalı.

•  Bulunduğu firmanın kurumsal kimliği ile bütünleşmeli.

B)  Yönetici asistanının görevleri

Klasik görevler:
• Yazı yazma ve imla kurallarını iyi bilmeli.

 • Dosyalama ve arşivleme kurallarını profesyonelce bilmeli.

•  Telefon ve birebir görüşmelerde diplomasi zekâsına sahip olmalı. 

• Tüm randevuları ve randevu detaylarını ajandaya not almalı.

• Yöneticinin keyifli ve sıkkın olduğu günleri ve nedenlerini öğrenip, telefon ve randevu trafiğini buna göre yönlendirmeli.

 •  Amirinin özel günlerini bilmeli ve takip etmeli.

• Amirinin üzerinde bulunan makamların bireysel niteliklerini ve özel günlerini öğrenmeli.

• Hazırlanıp, dağıtılacak evrakları ve raporları termin sürelerine göre takip etmeli.

 • Yöneticisine bağlı birimlerden gelmesi beklenen miatlı evrakları iyi takip etmeli.

•  Öncelikleri iyi belirleyebilmeli.

Profesyonel görevler:

•  İyi bir dinleyici ve gözlemci olmalı.

 •  Proaktif olmalı, çözümsel düşünmeli.

• Yöneticisinin günlük programını ve zaman yönetimini en etkin şekilde planlamalı.

 •  Yöneticinin verdiği araştırma ve etüt görevlerini yerine getirmeli.

•  Bazı istatistik formlarını hazırlayıp, sunmalı.

 •  Şehir dışında gerçekleştirilecek bazı önemli toplantılarda gerek duyulursa yöneticiye refakat etmeli.

 •  Her günün sonunda, ertesi günün aksiyon programını yazılı olarak yöneticisinin önüne koymalı.

 •  Her gün başlangıcında günün programını yöneticisi ile birlikte gözden geçirmeli.

 •   Her toplantı öncesi, yapılacak toplantının özelliğine uygun olarak, toplantı salonunun hazırlığını, kullanılacak araç ve gereçlerin hazırlığını, yapılacak ikramın hazırlığını gözden geçirmeli.

•   Tele konferans, barkovizyon konferans, online seminer gibi toplantı metotlarını bilmeli ve gerektiğinde kullanabilmeli.

•  Yöneticisinin yaptığı her genel toplantıda, yöneticisinin yanı başında yer alarak, gündemin notlarını tutmalı.

•   Her toplantı sonrası, toplantı gündemini hazırlayıp, aksiyon notlarını koyup, amirine imzalattıktan sonra, ilgili kişilere imza karşılığında dağıtımını sağlamalı.

•   Toplantı sonrasını takip eden günlerde, alınan aksiyonları takip etmeli.
• Yöneticisinin ve konuk yöneticilerin uçak biletlerini, otel rezervasyonlarını, vize işlemlerini ve transferlerini organize etmeli.

•  Her konuda organizasyon becerisi gelişmiş veya yeterli dozda olmalı.
Yukarıda açıklamaya çalıştığım nitelik ve tanımlama bölümlerinden anlaşılacağı üzere, yönetici asistanlığı kolay bir görev değil, bir uzmanlık ve beceri görevidir.
Yöneticinin başarılı olabilmesi ve işinin kolaylaşabilmesi için, ofis desteğinin sağlam, güvenilir, özverili, çalışkan, becerikli ve samimi olması şarttır. Bu bağlamla;

•  Yönetici asistanının öncelikli olarak tatminkâr bir aylık gelire sahip olması,

• Haftada iki veya bir buçuk gün izinli olması,

• Senelik izninin mutlaka kullandırılması,

• Öğle yemeklerini işçi yemekhanesinde değil, restoranda almasının sağlanması,

• Ödenmez çek kullanma hakkının departman müdürleri seviyesinde olması,

• Performansı yüksek asistanların, yılsonu ikramiyesi ile motive edilmesi,

• Mesleki ve görevi ile ilgili seminerlere katılmasının sağlanması,

• Yöneticisi tarafından her vesilede korunup, gözetilmesi gereklidir.

Eğer iş yerimizde ekip çalışmasını uyguluyor veya ekip çalışmasına inanıyorsak, ekip içinde sorumluluk alan anahtar görevlilerin sorumlulukları ve katkıları oranında işletmenin rantabilitesine paralel olarak tatmin edilmeleri bir motivasyon gereğidir.