Aylık Faaliyet Raporu
Her ayın sonunda, ay içersinde işletme içinde olagelen idari, mali ve sosyal her türlü aktivitenin bizzat Genel Müdür tarafından hazırlanıp, merkezi yönetime bilgi olarak sunumu işlemine “Aylık Faaliyet Raporu” denir.
31/12/2019 23:40
Bu raporun, patronun veya ortakların her gün işletme içinde dolaştığı veya işletme içinde ofis bulunduran veya işletme içinde ikamet eden işletmelerde düzenlenmesi fantezi bir işlemdir. Çünkü patron veya ortaklarına her türlü bilgilendirme işlemi günü birlik yapıldığından, hatta anı birlik bilgilendirme yapıldığından ve her türlü bağlayıcı karar patron veya ortaklar tarafından verildiğinden, böyle bir raporun düzenlenmesine ayrıca gereksinim yoktur.
Ancak, kurumsallaşmış işletmelerde bu durum farklıdır. Kurumsallaşmış işletmelerde tek bir otel de olsa, zincir otel firması da olsa, genel müdür tarafından bizzat hazırlanan detaylı ay sonu faaliyet raporunun, her ay sonunu takip eden belirli bir gün içinde, merkezi yönetime bizzat sunulması veya gönderilmesi gerekir.
Aylık Faaliyet Raporu, genelde Muhasebe Müdürü veya Mali işler müdürü tarafından hazırlanıp, genel müdürün bilgi ve onayına sunulan aylık “Tahmini Bütçe- Realizasyon Karşılaştırma Tablosu”nu tamamlayıcı bir rapordur.
Aylık Faaliyet Raporu üzerinde bulunması gereken belli başlı başlıklar şunlar olmalıdır:
1) Aylık doluluk oranları: Bütçede yer alan doluluk oranlarını oluşturan segmentlerin reel rakamlarla karşılaştırılmasına ilaveten (–) veya (+) fark yorumları bulunur.
2) Aylık reel gelirler: Bütçede yer alan tahmini gelirlerin segmentlere göre reel rakamlarla karşılaştırılmasına ilaveten (-) veya (+) fark yorumları bulunur.
3) Aylık reel giderler: Bütçede yer alan tahmini giderlerin segmentlere göre reel rakamlarla karşılaştırılmasına ilaveten (-) veya (+) fark yorumları bulunur.
4) İşletmenin alacak hesapları: Alacaklı olunan hesaplar ile ilgili bilgi verilirken, dikkat çekici bir alacak varsa, bu konu üzerinde açıklama yapılır.
5) İşletmenin borçlu olduğu hesaplar: Borçlu olunan hesaplar ile ilgili bilgi verilirken, dikkat çekici bir borç varsa, bu konu üzerinde açıklama yapılır.
6) Finansman hareketleri: Çalışılan bankalardaki hesaplar hakkında bilgi verilirken, otel kasalarında bulunan nakit, çek veya kredili hesaplar hakkında da bilgi verilir.
7) Bütçede öngörülen departmanlara göre personel sayısı ve reel personel sayısı hakkında bilgi verilir. Yeni personel giriş ve çıkışlar konusunda bilgi verilir.
8) Disiplin ve Ödüllendirme kurulunun çalışmaları hakkında bilgi verilir (Ceza alan personel ve gerekçesi, ödüllendirilen personel ve gerekçesi, terfi alan personel vs.) Doğum, hastalık, ölüm konularında bilgi verilir.
9) İşletme içinde uygulanan veya alınan ekonomik önlemler konusunda özet bilgi verilir.
10) Pazarlama etkinlikleri konusunda bilgi verilir. (Ziyaret edilen veya ağırlanan acente ve firmalar) Verilen fiyatlar, yapılan sözleşmeler, uygulanan paket programlar ve bu programlara katılım bilgileri vs.)
11) Gelecek ayın planlanan otel içi ve dışı etkinlikleri konusunda bilgi verilir.
12) Gelecek ay içinde beklenen doluluk oranları, ekonomik, politik ve sosyal olaylardan olabilecek muhtemel etkilenişimler üzerinde yorum yapılır.
13) İşletme içinde yapılmakta olan bakım, tamir, ilave inşaat gibi konularda bilgi verilir.
14) Departmanların önemli etkinlikleri ile ilgili bilgi aktarımı yapılır.
15) İşletmenin bu günkü durumu ve geleceğine yönelik önerilerde bulunur.
Anlaşılacağı üzere, aylık faaliyet raporu otelin bir ay içindeki etkinliklerinin merkezi yönetime ayna gibi yansıtılması işlemidir. İşletmenin kapasite seviyesine göre, benim yazdıklarıma ilave edilecek başka konu başlıkları da olabilir.
Önemli haberleri kaçırma!
E-posta bültenine abone ol:
