Otellerde 'Rahatsız etmeyin' prosedürü

Otelde çalışanların çoğunun başına gelmiştir, otelde kalanların da… Odaya girersiniz misafir odasındadır.

Aykut Bakay 29/05/2019 21:15

Otelde çalışanların çoğunun başına gelmiştir, otelde kalanların da… Odaya girersiniz misafir odadadır.

Göz göze gelirsiniz. Sürpriiiiz ! der gibi gülümsenir ama misafir gülmez.

Misafir rahatsız olmuştur artık. Ortada hoşnutsuzluk durumu vardır. “Odama girildi” şikayetiyle her yerde anlatmaya başlar. Aslında otelde çalışan bilir: Misafire olay sonrası "Kapıya kart asmalıydınız, rahatsız etmeyin kartı” gibi açıklamalar anlamasına yetersiz kalacaktır. Eh… misafirlere eğitim verecek durumumuz da yok. Okurlar belki buralardan diye yazıyoruz.

Kapıya rahatsız etmeyin kartı koyulduğunda, kesinlikle odaya hiç bir personel giremez

Kapıya rahatsız etmeyin kartı koyulduğunda kesinlikle odaya hiç bir personel giremez, kapıyı çalamaz, misafir harici hiçbir kimse içeri girmeye teşebbüs edemez. Otel, personeline bu konuda gerekli eğitimi daha işe başlarken vermek zorundadır.

Personelin, DND kartı asılmış odaya girmesi hatadır, suçtur, otelin bir zaafı sayılmaktadır. Eğitim, otel veya departman sorumluları tarafından verildiği halde bu yanlış yapılmışsa, görevi suistimal ettiği için personele uyarı cezası verilir.

Do Not Disturb, yani Rahatsız Etmeyin kartı nedir ?

Hem otel için hem de konaklayan misafirler için hassas bir konu.

Peki, “DND” Do Not Disturb, yani Rahatsız Etmeyin kartı nedir ?

Artık bir çok yeni otelde, misafirlerin kullanımını kolaylaştırmak için rahatsız etmeyin uyarısını kapı yanına ışıklı kırmızı buton şeklinde koyuyorlar. Misafir, kapı kartıyla uğraşmayıp, oda içindeki tek tuşla dışarıdaki ikaz lambasını yakıp, uyarı durumuna getiriyor.

 Misafirler DND kartını/ışığını neden kullanır ?

* Uyumadan önce rahatsız edilmemek ister,

* İçeriye giren otel görevlisinin özel eşyalarını görmesini istemezler,

* Eşya düzeninin personel tarafından değiştirilmesini istemezler,

* Bazıları da odanın dağınıklığının görülmesini istemezler

Vs vs …

DND  İngilizcede “Do not disturb” rahatsız etmeyin anlamına gelir. Türkçe telaffuz ederken “diendi”, “dunatdistörb” veya “don’t disturb” olarak okunur, Zaman zaman misafirler bu kartı astıktan sonra resepsiyonu da arayarak, odasına telefon edilmemesini talep ederler. Dışarıdan ve içeriden misafirin söylediği saatler arasında hiç kimseyle görüştürülmez.

Böyle olunca da, diğer departmanların da o odayı telefonla aramaması için, resepsiyon gerekli notları alır ve diğer departmanların da görebileceği şekilde hangi saatlerde rahatsız edilmemesi istendiyse, sisteme not girer. Misafir, yeni teknoloji oda telefonlarında bu sistemi tuşlama yaparak kendisi ayarlayabilmektedir.

DND kartı olan odaya temizlik için dahi girilmez

DND kartı asılan odaların kapılarının önlerinde, misafir rahatsız olmasın diye, mümkün olduğu kadar ses çıkartmamaya, çıkarttırılmamaya özen gösterilmeli. Elektrik süpürgesi çalıştırmamaya ve hatta yan odalarda gürültülü teknik işlerin yapılmasına müsaade edilmemelidir.

DND kartı olan odaya temizlik için dahi girilmez. Ama oda hiç temizlenmeyecek anlamına da gelmez. Eğer kapıda rahatsız etmeyin kartı varsa ve misafir kalmaya devam ediyorsa, öğlenden sonra 16.00'ya kadar da odaya girilemediyse, (Bu saat otele göre değişebilir) “Kapınızda DND kartı vardı, odanıza giremediğimizden temizlik yapamadık. Eğer temiz havlu veya başka bir ihtiyacınız, olursa lütfen resepsiyonu arayınız “ şeklinde standart bir yazı kartı oda kapısının altından içeriye doğru atılarak, misafirin de görebileceği şekilde bilgilendirilir.

Misafir temizlik isterse resepsiyonu arar ve odasını temizlettirilir

Sisteme de oda kapısında DND olduğunu ve odaya girilemediği saat ve tarih yazılarak not düşülür. Misafir bu bilgilendirme sonrasında temizlik isterse resepsiyonu arar odasını temizlettirilir veya odanın eksikleri giderilir. Ayrıca DND odalar, herhangi bir şikayete mahal bırakmamak için, her gün akşam Kat Hizmetleri raporunda belirtilir, not alınır.

DND uyarısı 24 saatliktir

Bir gün sonrasında DND ve UYARI kartını/ışığını kaldırmayan misafir, resepsiyon tarafından aranarak sağlığı veya bir şeye ihtiyacı olup olmadığı sorulur. Bu bir prosedürdür, otel standartıdır. Misafirle ilgili herhangi bir aksilik olup olmadığı anlaşıldıktan sonra, misafire temizlik için odaya girilemediğini, istenirse odasının temizletileceği veya eksiklerinin giderilebileceği söylenir.

Telefona cevap vermeyen misafir için artık sorun başlamıştır. Kendisinden haber alınamıyordur, odaya girilmeye karar verilmiştir. Bu kez oda kontrolüne güvenlik sorumlusu ile girilir.

Kapısında DND kartı olan misafir o gün ayrılacaksa, çıkış zamanına kadar beklenmeli, çıkış yaptıktan sonra da misafirin odasına girmeden önce yine de kapı vurma talimatları gözetilmeli, misafirin sesi duyulmuyorsa, çıkış yapıp yapmadığı resepsiyondan teyid edilerek, yine de dikkatli bir şekilde içeri girilmeli.

Birkaç gündür oda kapısında DND ışığı/DND kartı varsa ve odaya girilemiyorsa, ne yapılması lazım?

* Oda kapısının önünde Rahatsız Etmeyin kırmızı ışığı yanıyorsa, misafir içeriden rahatsız etmeyin düğmesini kapatmayı unutmuş olabilir. Bu durumda misafirle iletişime geçilip, önce kendisinin iyi olup olmadığı, sonra da ışığın bilerek mi açık kaldığını sormak ve mümkünse kapatmasını rica etmek gerekir.

* Misafir otelden çıkmıştır, otel dışındadır. Tekrar gelebilir ama misafire sözlü olarak resepsiyon tarafından odasına girilemediği, herhangi bir ihtiyacı olup olmadığının söylenmesi gerekir.

* Misafir ön ödemesini yapmıştır veya kredi kartı bilgilerini vermiştir, hesabının ödendiğini düşünerek resepsiyona uğramadan çıkıp gitmiştir. Rahatsız etmeyin kartı kapıda kalmıştır. Bu durumda oda kontrolü yapıldıktan sonra misafirin hesabı kapatılır yani 'check out' edilir.

* Misafir ödemesini yapmadan gitmiştir, kaçmıştır, buna otelcilik dilinde maalesef “walk out”  diyoruz. Ödeme peşinde koşulması gerekir.

* Misafir içeridedir, rahatsız etmeyin kartı asılıdır ve misafir  hastadır. Bu gibi durumlarda misafirin güvenliği ve sağlığı çok önemlidir. Nöbetçi müdür, güvenlik müdürü veya resepsiyon sorumlusu aracılığı ile odaya girilip, misafir kontrol edilir. Misafir içeride hasta vaziyette ise, doktor veya ambulans çağırılmalıdır. “Acil durumlara müdalahale” konu başlığı altında bu durumun ayrı ve  önemli bir prosedürü vardır.

* Misafirin çıkış yapacağı gün, oda kontrolünde kapıda hala DND varsa, housekeeping supervisor tarafından misafirin odası telefonla aranır, resepsiyona bilgi verilir. Eğer misafir çıkıp gittiyse, sorun yoktur, içeri girilebilir.

Sonuç olarak; Kapıya kart asmayı unutmayın!