Türk otelciliğinde toplantı kültürü ve yönetimi konusunun henüz yaygınlaşmadığı ve profesyonelce uygulanmadığı görüşündeyim. Oysa ki, otelcilikte toplantı kültürü ve yönetimi, gelişmiş ülkelerde, zincir otelcilikte ve münferit otellerde çok yaygın, sistemli ve düzenli uygulanan bir yönetim gereksinimidir.   

Toplantı yapma veya toplantı yönetmenin bazı demode yöneticilere göre vakit kaybı, işgüzarlık, göz boyama olarak algılandığını duyuyorum. Bazı işletmeci ve yöneticiler de; “Toplantıya ne gerek var, yapılacak işlemleri sözlü veya yazılı olarak ilgili kişilere bildirip, takip edersin, olur biter”, diyenler de var.

Tüm düşünce sahiplerine saygı duyarım. Her yöneticinin kendine özel bir yoğurt yeme tarzı vardır. Ancak, altını çizerek ifade etmek isterim ki, toplantıların yeri, anlamı ve amacı farklı olduğu kadar, ikili görüşmelerin yeri, anlamı ve amacı da farklıdır. Konuyu iyi etüt edip, birbirinden iyi ayırt etmek gerekir.

Bir benzetme yapmak gerekirse; Totaliter yönetimle yönetilen ülkelerde de aynı  anlayış vardır. Ülkeyi yöneten kişi veya kişiler emirler vererek ülkelerini yönetebilirler. Ancak, o rejimden ne yönetene ne yönetilene ve ne de ülkeye bir yarar gelmez. Lider bir gün ölünce, ülke kaosa düşer. Veya bir gün eninde sonunda demokratik yönetime geçileceği düşünülmelidir.

Bazı patronlar, insanları iki dudaklarının arasında yönetmeye alışık olduklarından,  oteli yöneten GM’ün de toplantılarla vakit kaybını(!) istemezler. Onlara göre, verilecek talimatlar, yapılması gerekenler için yeterlidir. Sonra da uygulamaya bakılır, uyan ile uymayan ayırt edilir, gerekirse farklı yöntem uygulanır.  

Oysa ki, toplantılar, çağdaş yönetimin vazgeçilmez bir parçasıdır. Adeta sıkıştırılmış yönetim sistemidir. 

Deneyim ve yönetim kültürü yetersiz bazı işletme sahipleri, otel içindeki tüm operasyonların GM tarafından yürütüldüğünü sanabilirler. Bu düşünce küçük oteller için geçerlidir. Ancak, büyük otellerde durum böyle değildir. Oysa ki, aslında otel operasyonunu yürüten departman müdürleridir. GM, muhtelif toplantı başlıkları altında ilgili departman müdürlerini toplayarak, bazen yasalar adına, bazen işletmeci adına, bazen de kendi bilgi ve deneyiminin ışığı altında konuların veya sorunların nasıl, neden ve ne zaman yapılması gerektiğini açıklar, yürütülen işler konusunda bilgi alıp, iş dağılımı ve denetim yapar. Kısacası koordine ederler. Tıpkı başbakanlar gibi.

Bu girişten sonra yazı başlığımın konusuna geçiyorum.  

Toplantı, otel yönetiminin departman amirleri ile önceden belirlenmiş zaman dilimleri ve  tespit edilmiş bir yerde, bilgi alış-verişinde bulunmak, bir karar almak, bir uygulama sonrasını kritize etmek, düşünülen bir organizasyonun planını yapmak, yapılacak bir aksiyonun koordinatlarını belirlemek, koordinasyon kurmak, spesifik bir konuda önlem almak, iletişim kurmak, yön tayin etmek, hedef belirlemek, işletme stratejilerini belirlemek v.s. gibi amaçlarla yapılan yönetim oturumlardır.

Toplantılar genel olarak GM başkanlığında yapıldığı gibi spesifik bir konuda bazı departman amirlerinin başkanlığında da yapılabilir. 

Toplantılara; GM’ün profesyonelliğine, otelin kapasitesine, hizmet ünitelerinin nitelik,
nicelik ve otelde verilen hizmet sistemine göre farklı departman amirleri katılabilir.
GM, işletme gereksinimine göre, aşağıda belirttiğim bazı toplantıları iptal veya ilave de edebilir.

Otellerde yapılan toplantı türleri:

* Operasyon toplantısı: Bazı otellerde haftanın 5 günü, bazılarında 6 günü, bazılarında GM talep ettikçe yapılır. Sabah saat 09.00-10.30 dilimleri arası yapılan, 15-30 dakika arası sürmesi gereken bir toplantıdır. Toplantıya operasyon departmanları amirleri katılır. (Odalar Bölüm Md., Ön Büro Md., Exe. Housekeeper, Halkla İlişkiler Md., Duty Mgr, Y&İ Md., Banket Md.,Teknik Md.) Otelin kapasitesi ve organizasyon genişliğine göre, toplantı başkanlığını GM veya Asst. GM veya Resident Mgr. yapar.

* Heads meeting: Bazı otellerde haftalık, bazı otellerde aylık yapılır. Benim önerim haftalık yapılmasıdır. (Bakanlar Kurulu toplantıları gibi) Toplantı GM başkanlığında yapılır, normal seyirde 45-75 dakika arası sürer. Üst kademe yöneticiler ve tüm departman amirleri toplantıya katılmalıdırlar. Toplantıda otelin ana gidişatı, genel politikalar, departmanlar arası ilişkiler, koordinasyon ve üst kademenin duyuruları görüşülür.

* Satış & Pazarlama toplantısı: Bazı otellerde haftalık, bazı otellerde aylık yapılır. Bazen GM, bazen Satış&Pazarlama Md. başkanlığında yapılan, normal seyirde 45-75 dakika arası süren bir toplantıdır. Toplantıya üst kademe yönetimden başka Satış&Pazarlama Md., Odalar Bölüm Md., Ön Büro Md.,  Rezervasyon Md., Y&İ Md., Banket Md., Halkla İlişkiler Md. katılır. Pazarlama sorunları, yapılan ve yapılacak olan aktiviteler görüşülür.

* Kredi Toplantısı: Aylık veya 15 günlük periyotlar içinde, bazı otellerde GM, bazılarında ise Mali İşler Md. başkanlığında toplanılan, 45-60 dakika süren bir toplantıdır. Otelin alacak ve borçları, kredi tanınacak firmalar konuları görüşülür. Toplantıya üst kademe yönetimden başka, Mali işler Md., Muhasebe Md., Krediler Md., Odalar Bölüm Md., Ön Büro Md., Y&İ Md., Banket Md. katılır.

* Satın alma Toplantısı: Aylık periyotlarla, GM başkanlığında yapılan, 45-60 dakika süren bir toplantıdır. Otelin satın alma politikaları çerçevesinde, satın alma sorunları görüşülür. Toplantıya üst kademeden başka, Mali İşler Md., Muhasebe Md., Satın Alma Md., Y&İ Md. ve Exe. Şef katılır.

* Teknik ve Güvenlik toplantısı: Aylık periyotlarla, GM başkanlığında yapılan, 45-60 dakika arası seyreden bir toplantıdır. Bazen Teknik Md. Başkanlığında da toplanılır. Toplantıya üst kademeden başka, Teknik Md., Odalar Bölüm Md.,  Ön Büro Md., Exe. Housekeeper, Güvenlik Md., Mali İşler Md., İnsan Kaynakları Md., Duty Mgr.  katılır. Otelin yangın, deprem ve diğer tabii afetlerde yapacağı işler ile enerji tasarrufu politikaları ve sorunları görüşülür.
 
* Tasarruf toplantısı: Aylık, GM başkanlığında yapılan, 60-90 dakika arası seyreden bir toplantıdır. Toplantıya tüm departman amirleri katılır. Otel genelinde ve departmanlar bazında yapılan genel sarfiyatlar ve tasarruf yapılacak konular görüşülüp, tartışılır.

* Bütçe toplantısı: Bu toplantı yıllık bütçe hazırlığı ile ilgili olan değildir. Aylık olarak GM veya Mali işler Müdürü başkanlığında yapılır. Genel olarak ay sonu verileri alındıktan sonra yapılan, 60-75 dakika arası seyreden bir toplantıdır. Toplantıya üst kademe yönetim ve Mali İşler Md.’den başka, Muhasebe Md., Odalar Bölüm Md., Ön Büro Md., Y&İ Md. katılır, bazen Cost Controller de çağrılabilir. Bütçe, realizasyon ve maliyetler karşılaştırması ile farklılıklar tartışılır.

* Personel toplantısı: Aylık olarak GM başkanlığında yapılan 45-60 dakika seyreden bir toplantıdır. Tüm personel sorunları ele alınıp, tartışılır. Toplantıya üst kademe yönetimden başka, İnsan Kaynakları Md., Mali işler Md. ve bazen işçi temsilcisi katılır.

* Sosyal Aktiviteler ve dayanışma toplantısı: Aylık olarak GM başkanlığında yapılan, tüm departman amirlerinin katıldığı, personeli motive etme toplantısıdır. Personelin doğum günleri, evlenenler, çocuğu olanların kutlandığı, hediye verildiği, ayın başarılı elemanların seçiminin yapıldığı, sosyal aktivitelerin planlandığı, bir saat süren bir toplantıdır.

Verimli bir toplantı için dikkat edilecek hususlar:
             
A - Salonun fiziki şartları:

-    Toplantının yapılacağı salonun aydınlık, ferah ve havadar olması,
-    Şayet bir gösterim var ise teknik donanımın önceden hazır bulunması,
-    Salonun uygun bir yerinde çay, kahve, fincan set-up’ının hazır bulunması,
-    Oturma düzeni olarak tercihen “U” düzen kurulması,
-    Masa üstünde herkes için su bardağı ve su bulunması,
-    Salon klimasının mevsime göre önceden ayarlanması.

B - Toplantı üyelerinin uymaları gereken nezaket kuralları:

-    Toplantıya geç kalınmaması,
-    Toplantıya katılamayacak olanın önceden mazeret bildirmesi,
-    Mazeretlilerin kayda geçirilmesi,
-    Toplantı süresince özel telefon görüşmesi yapılmaması,
-    Toplantı süresince sigara içilmemesi,
-    Toplantı süresince konu dışı ikili görüşme ve fısıldaşma yapılmamasına dikkat edilmelidir.                     

C - Toplantı detayları:

-    Genel Müdür, salona girdiğinde tüm katılımcıları selamlamalı, güler yüzlü, rahat görünümlü, güven verici olmalı. 

-    Toplantı gündeminin önceden belirlenmiş ve katılımcılara dağıtılmış olması, katılımcıların toplantı gündemi ile ilgili olarak ön hazırlıklı gelmelerini sağlayacak, toplantının daha kısa süreli, dinamik ve verimli olmasını sağlayacaktır.

-    Öncelikli olarak, bir önceki toplantının eski gündemi hızlı bir şekilde gözden geçirilmeli ve gerçekleştirilen aksiyonlar ile ilgili bilgi alınmalıdır.

-    Toplantılarda tüm katılımcılara söz hakkı verilmeli ve katılımcılar özgürce görüşlerini ifade edebilmelidir.

-    Toplantıda bir karar alınacak ise herkesin görüşü alınmalıdır.

-    Toplantıda alınan kararın hangi katılımcıyı ilgilendirdiği, hangi katılımcının aksiyon alması gerektiği mutlaka kayda geçirilmelidir.

-    Toplantı süresince tüm görüşme konuları GM sekreteri tarafından not alınmalı ve toplantı sonrası ilgili amirlere sekreter tarafından elden dağıtılmalıdır. (Tüm görüşmeler confidential kabul edilir)

-   Genel Müdür, toplantı bitiminde katılımcılara teşekkür edip, iyi çalışmalar dilemelidir.