Otel Satış ve Pazarlama Departmanı Bütçesi nasıl hazırlanır?

Satış ve pazarlama departmanının operasyon bütçesini hesaplamak, işin en zor yanlarından biridir.

Aykut Bakay 22/02/2020 13:48

Satış ofisinin üç görevi vardır: Birincisi; kendi departmanına ait giderleri çıkarmak, ikincisi; otelin pazarlama faaliyetlerini ön görmek ve üçüncüsü ise satış stratejilerini ve gelirlerini tahmin etmek. Bildiğiniz gibi satış ve pazarlama iki ayrı ve farklı konudur.

Otelin pazarlanması konusundan söz edilince, nedense son zamanlarda herkes gelir yönetimi ve online kanal satışlarından bahsetmeye başlıyor. Otelin pazarlanması sadece bunlarla sınırlı değildir. Ayrıca otelin lokasyonuna ve çalışma biçimine göre değişse de, bu tarz bir yaklaşım, pazarlama faaliyetlerinin çok az bir bölümünü oluşturur.

Pazarlama faaliyetlerinde esas olan nedir?

Genel olarak satış ofisinde pazarlama; otelin görsellerinin hazırlanmasından, basın bültenleri, sosyal medya paylaşımları, reklamlarının hazırlanması yayınlanmasına kadar otel ve marka imajının meydana çıkarıldığı uzun bir çalışma ve süreçtir. Son yıllarda otelin pazarlama faaliyetlerini, satış ofisi yerine basın iletişim ve dijital

ajansları yüklense de, tüm bu yol haritasından sorumlu olan yine satış ofisidir. İşte bu yüzden otel bütçesini hazırlarken pazarlama faaliyetleri ile satış faaliyetlerinin ayrı ayrı çalışılması gerektiğini anlatmak isterim.

Pazarlama faaliyetlerinde esas olan tanınabilirlik, marka bilinirliği ile otelin iç ve dış pazarlarda hakimiyetini sağlamaktır. Ne ise … Bu konu çok uzun ve detaylı başka bir yazıda da bunu yazmak isterim.

Otel bütçesini hazırlarken kaynak, geçmiş yıldır

* Otel bütçesini hazırlarken kaynak geçmiş yıldır. Satış ofisi geçmiş bir yıllık dönemi yeni döneme adapte etmeye çalışır. Bir önceki yılın verilerine göre gelirler-giderler analiz edilir ve yeni yıla uygulanır gelir bütçesinin doğruya yakın olması çok önemlidir. Muhasebe departmanı ile birlikte iletişim halinde çalışır. Geçmiş yıllara ait verileri muhasebe departmanından alır.

* Oteldeki tüm departmanlar kendi bütçelerini satış ofisinin hazırladığı bu gelir ve doluluk raporuna göre yaparlar.

* Konsolidesi yapılan, tamamlanan operasyon bütçesi raporunu finans müdürüne, mali işlere, yönetim kuruluna veya yatırımcıya, muhasebe müdürü teslim eder.

* Gelir dengesinin sağlanması, gider dengesini de etkiler. Her yeni bütçede satışlarda artış olacak diye bir konu yoktur ama giderin de ona uygun hesaplanması şarttır.

Gelir az olursa, giderde de kısıtlama yapılması gerekecektir

* Gelir az olursa, giderde de kısıtlama yapılması gerekecektir. Bu bir kaide değil ama bütçe sonucu artı çıkmalıdır. Hiçbir yatırımcı bütçeyi eksi görmek istemez. Böyle bir durum varsa, busatış müdürü ve ekibinin eksikliğidir.

* Tutturulması ve tahmin edilmesi gereken gelir ve giderlerdir. Gelirleri tahmin etmek giderlerden daha kolay gibi görünse de, o kadar kolay değildir. Otele iş getiren, ciro getiren satış ofisi departmanının başarısı ve performansı ortaya çıkacaktır.

Satış departman bütçesini kim hazırlar?

Satış departman bütçesi hazırlanırken, bu görevi belli bir iki kişi veya tek başına departman müdürü yapmaz. Departman gelir ve giderlerini hazırlarken mutlaka kendi alt birimlerinin de öngörüsünü alıp, bu yıl kaç oda satılır, ortalama oda fiyatı ne olur, hangi segmentlerden kaç misafir gelir, dinlenme tatil gezi (incentive), şirket toplantısı (meeting), toplantılarla ilgili

konaklayan misafirler, şirketlerin misafirleri (corporate) vs gibi ayrımlar yapılması gerektiği gibi hem de online, offline olarak da ne gelir sağlanacak detaylandırılmalıdır. Her şirket, her tur operatörü, acente, başlangıç noktası ve beklenti noktasıdır,  bu beklentilerin gerçekleştirilmesi satış ofisini mutlu edecek, motivasyonunu yükseltecektir.

Doğru ve karlı yapılmış bütçe, otelin başarısıdır

Çünkü ortada bir başarı söz konusudur. Doğru ve karlı yapılmış bütçe otelin başarısıdır. Bu başarı satış ofisinin motivasyonunu yükseltecek ve daha da fazla heyecanla  çalışmasını sağlayacak, bütçeyi tutturmak ve aşmak için hevesle ve daha da çok işine sahip çıkacaktır. Dolayısı ile her dönemde bütçeye yaklaşmaya hatta satışı yükseltmeye çabalayacaktır.  

Otel satış gelirinin hesaplanması:

Oda gelirleri, banket gelirleri, restoran gelirleri, toplantılar, organizasyonlar bir önceki yılın verileri ile gün gün, hafta hafta, ay ay karşılaştırılarak ve düzenleme yapılarak tahmini olarak hesaplanır.

Hafta içi, hafta sonları göz önünde bulundurularak, bu sene oda fiyatlarının satış ofisinin kaça satacağı, biraz daha yüksekten mi, yoksa daha mı düşük olacağı planlanır, senenin ortalama oda fiyatları hesaplanır.

Dolu aylar veya sakin aylar, özel günler, bayramlar, sevgililer günü, yılbaşı vs ve çıkacak promosyonlar bu günlerde oda fiyatlarının farklı bir fiyata satılacaksa göz önünde bulundurulur. Bir önceki sene yapılmış düğün, nişan, özel banket organizasyonları, toplantı sayıları ve fiyatları tahmini olarak hesaplanır.

Lokal, ulusal ekonomik ve siyasi durum tespiti, sektörün durumdan etkisi ve rakip otellerin etkisi

Alınan ya da alınması planlanan yeni işler ve anlaşmalar varsa eklenir. Yeni bütçe dönemi için lokal, ulusal ekonomik ve siyasi durum tespiti, sektörün durumdan etkisi ve rakip oteller de göz önünde bulundurulmalı. Yıl içinde şehirde veya aynı lokasyondaki büyük konser, toplantı, organizasyon, fuar

veya etkinliklerde oluşacak konaklamalarla otel bütçesinde artış olup olmayacağı, hatta oda servisi gelirleri ve restoranda ağırlanacak misafir sayıları üzerine bile hesaplamalar yapılır. Yiyecek içecekle ilgili gelirleri hazırlarken bölümün müdürü ile destek ve fikir birliği yapılması bütçe için önemlidir.

Satış Ofisinin hangi gelirleri bütçelenir ?

* Oda Gelirleri

* Online kanallar

* Marka zincirden gelen rezervasyonları

* Kapıdan gelen misafirler

* Otel web sitesinden gelecek misafirler

* Offline kanallar

* Acente tur operatörü

* Düğün, nişan, kına ve özel davetler

* İş toplantıları

* Restoran Kahvaltı, öğlen yemeği ve akşam yemekleri; restoranda tahmini geliri hesaplamak için yiyecek içecek müdürü veya direktörü ile çalışılır. Kahvaltı, öğlen yemeği, akşam yemeği, her şey dahil vs de dahil olmak üzere, otelde kalacak kişi sayısına göre yiyecek planları ayrılır.

Tek tek, gün gün restorana kaç kişi geleceği (kuver sayısı) ve organizasyonlara kaç kişi katılacağı tahmin edilir ve bunlardan gelecek gelir tahmini çıkarılır. Grup beklentileri hesaplanır.

* Oda servisi ve minibar gelirleri

* Özel günler için, promosyon ve organizasyonların gelirleri

* Barlar ve kafeler

* Spa gelirleri

* Satış Noktaları

* Animasyon, eğlence ve aktivite satış gelirleri,

* Diğer gelir kaynakları 

Satış ofisi ve Pazarlama gider kalemleri

* Ofis dışındaki yol ve harcama giderleri

* Planlanan fuarlar; yol gidiş dönüş biletleri, konaklama ve harcırahlar, stand kurulacaksa maliyeti, broşür veya hediye dağıtılacaksa maliyetleri hesaplanmalı.

* Ofis içi gider kalemleri,

* Basılı evraklar, malzemeler broşür, el ilanları, vs,

* Satış sürecinde verilecek hediyeler, promosyonlar

* Rezervasyon ve rezervasyon kanalları giderleri,

* Promosyon siteleri aidat, komisyonları ve anlaşmaları

* Operasyon malzemeleri, kağıt, defter, dosya, toner, kalem fotokopi vs.

* İşten ayrılacakların kıdem tazminat vb. ödemeleri

* Satış personeline verilen telefon hatları ödemeleri

* Satış ofisinin varsa, araç bakım onarım, benzin ve masrafları ve bunlardan kaynaklanan otopark ücretleri, ceza, vb giderler (trafik cezalarını sürücü öder)

* Satışla ilgili gidilen şehir içi veya şehirlerarası yol masrafları konaklama yemek ve sair bedeller.

* Komisyonlar, markanın yaptığı satış komisyonları

* Gds sistemleri, otalar ve diğer satış kanalları

* Organizasyonlarda dışarıya verilecek hizmetler, süsleme, giydirme, ışık, ses, müzik vs

* Seyahat acentası komisyonları

* Personel maaşları (maaş zammı yapılacaksa, tahmini zamlı maaş hesaplanır)

* Personelin yemek masrafları, su kahve çay vb giderleri

* Satış ölçümleme ve satış kanalları programları ile ilgili (Str vs gibi), ulusal ve uluslararası raporlama bedelleri

* Internet sitesi giderleri, sosyal medya ve marka tanıtım mecraları ile ilgili giderler

* Otel fotoğraf çekimleri

* Katalog payları/giderleri

* Personel kıyafetleri ve personelin kuru temizlemeleri

* Misafir transferleri (Transferin geliri resepsiyonda bütçelendiyse, resepsiyon bütçesine yazılır)

* Alınması planlanan demirbaşlar, dekorasyon ve ekipmanlar,

* Dijital ajans, Basın Yayın iletişim firmaları(PR) ödemeleri ve reklamlar,

* Özel günler ve bunların harcamaları

* Satış primleri

* Konaklama indirimleri, ücretsiz, ikram ve ağırlamalar

* Otelin satışı ile ilgili ofiste kullanılması planlanan pc ve bilgisayar program yıllık bedelleri ve anlaşmalar.

* Giderlerde ise, pazarlama bölümü için bir kanala verilecek reklam ve giriş bedeli var ise, hesaplanır.

Satış pazarlamanın sosyal medya üzerinden otelin satışı ile ilgili vereceği reklamlar, tanıtımlar hesaplanır. Pazarlama faaliyetleri; internet sitesi, blog, sosyal medya çalışmaları, PR çalışmaları, görsel tasarım.

* Satışın alacağı yurt içi yurt dışı, online, offline eğitimler varsa, insan kaynakları departmanının gider bütçesine yazdırılır. Çünkü eğitimleri insan kaynakları takip eder ve onaylar.

* Alınacak veya planlanacak tüm fiziki ekipmanlar, programlar, sistemler hesaplanmalıdır.

* Animasyon giderleri,

* Diğer giderler.