Otel bütçesi nasıl hazırlanır?

Tuttu mu? Yok tutmadı… Tüh… Kötü oldu, kıl payı kaçırmışız. Niye tutmamış? Cümleleri, hemen hemen her otelcinin aşina olduğu cümleler.

Aykut Bakay 30/01/2020 11:59

Ocak geldi, bu saatte bütçe mi yapılır? Yapılmaz tabii. Otel bütçesi ekim ayı ortalarında başlar, maksimum kasım ortalarında biter. Çünkü bu öyle bir çırpıda hazırlanacak bir rapor değildir. Bu bütçe konusu bilgisi bir yerlerde dursun, bir gün mutlaka size lazım olur.

Bir önceki yılın hazır verilerine ulaşmak daha kolay olduğu için, çalışan otelin bütçesini hazırlamak, yeni açılan bir otelin bütçesini hazırlamaktan daha rahattır. Yeni açılan otelin bütçesini hazırlarken, önceki veriler olmadığı için, çok daha detaylı bir araştırma yapılması gerekir.

Bütçe, işletmenin bir yıllık kar-zarar öngörüsüdür 

Bütçenin tanımını; işletmenin bir yıllık kar zarar öngörüsü diye yapıyorsak; otelcilik sektöründe bütçe yapımının baş rollerinde de genel müdür, muhasebe ve satış pazarlama müdürünün olduğunu söylemeliyiz. Çünkü ortada gelir ve gider söz konusudur. Böyle olunca da akla ilk önce, muhasebe ve satış departmanları gelir.

Giderlerin hızının azalmasını kontrol altına alan muhasebe departmanı, otelin tüm geçmiş gelir ve özellikle giderlerin analizlerini yapar. Çeşitli stratejilerle gelirin çoğalmasını sağlayan, uygulayan ise, satış departmanıdır. Otelin ne kadar gelir sağlayacağını ancak, satış bölümündeki ekibin stratejisi belirleyebilir.

Bütçe yılda bir kez yapılır ama, ikinci yarıda revize edilir

Bütçeyi hiçbir zaman genel müdür tek başına yapıp, kontrol etmez. Görevlendirme, takip ve kontrol eder. Bütçe dönemlerinde her departman sorumlusu, bir sonraki yılın kendi departmanı ile ilgili bütçesini kendisi hazırlar. Daha sonra üzerine giydirmeleri muhasebe yapar. En son düzeltmeleri de genel müdür yapar ve yönetim kuruluna sunar.

Bütçe yılda bir defa yapılmış olsa bile yılın ikinci yarısında, altıncı ayda revize edilir. Gerçekleşen gelir gider dengesi ile her ay izlenir, kontrol edilir, yönetime ve yönetim kuruluna raporlanır. Bütçe tutarsa sorun yok, ama tutmazsa acil bir şekilde önlemi alınır.

Bütçe, söz vermek demektir

Otelcilikte; nakit bütçesi, işletme bütçesi, operasyon bütçesi, açılış bütçesi, yatırım bütçesi, faaliyet bütçesi, satış bütçesi, hazırlık bütçesi gibi bir çok öngörü çalışması vardır.

Bütçe gelecek zaman periyodu için hazırlanan finansal bir yapıdır. Bütçe söz vermek demektir. Bütçe hazırlayarak, otelci risk almıştır. Benim bir sonraki yılda kazancım ve giderim bu olacak demiştir. Taahhüt etmiştir. Eğer yönetim kurulu veya yatırımcı da bunun onayını veriyorsa, artık rakamları gerçekleşmek durumundadır. Çünkü bütçenin karşılığında bazı yazılı sözler yatırımcı tarafından kabul edilmiştir.

Bütçenin hiçbir işe yaramadığını düşünenler de var

Alınacak personel, satın alınacak ekipman, maaş zammı vs hep bu bütçeye bağlıdır. Artık otelci gelir kalemlerini daha da arttırmaya, gider kalemlerinde de dengeyi sağlamaya çalışacaktır. Büyük heyecan başlamıştır. Bütçe tuttu mu, tutmadı mı veya ne tutmadı diye uğraşacaktır.

Bazıları bütçe yapmanın kendi kendini kandırmak anlamına geldiğini ve hiçbir işe yaramadığını rakamlar sadece patronun, yönetim kurulunun gözünü boyama amaçlı olduğu söylese de bütçe eğrisiyle doğrusuyla bir otelin karnesidir. Başarı ya da başarısızlık tamamen oteli yönetenlerin sorumluluğundadır.

Bütçe yapmanın amaçları ve sorunları 

* Zahmetli bir iştir, uzun sürer, zaman alır ve hatta zaman kaybıdır.

* Bütçe yapmak için yeterli miktarda çalışan sayısı olmalıdır.

* Bütçe gider kalemlerini görmek yatırımcı ile gerginliğe yol açabilir.

* Bütçenin sonundaki rakam yatırımcı için yeterli görülmezse ve bu istenilen üst rakamı aşmak kolay gibi görünmezse, çalışanlarda moral bozukluğu oluşabilir.

Aslında profesyonel düşünmek ve gerçekçi olmak zorunludur

1. Yatırımcı ne kadar kazanacağını ve nerelere, ne zaman harcama yapacağını önceden bilmek ister.

2. Otelin finansal bir hedefi olmalıdır. Kör körüne gidilmez.

3. Gelir gider dengesinin bozulmamasını sağlamak için önceden önlem alınmalıdır.

4. Sorumluluk ister, ciddiyet ister, her departmanın sorumluluğunu bilmesi önemlidir.

Bütçenin iki psikolojisi vardır 

* Bütçe tutturmak için yapılır. Gerçekçi olunmalıdır. Yatırımcı ve yönetim arasında güvendir.

* Hedef vardır. Gerçekleşirse yönetim ve çalışanlar için moral kaynağıdır.

* Operasyon bütçesi bir yol haritasıdır.

Bütçe hazırlarken dikkat edilecek detaylar

* Genel müdür veya diğer departman yöneticilerinden biri işten ayrılırsa, bütçede değişiklik yapılması gerekecektir. Çünkü bir önceki departman müdürünün eski bütçeyi yönetmesi hem doğru olmaz hem de yöneteceği departmanla ilgili tasarrufları söz konusu olabilir.

* Otel çalışanlarınınn bu konuda bilinçli olması ve sorumluluğunu bilmesi şarttır.

* Otel yatırımcısı veya yönetim kurulunun kar oranını önceden tespit veya tahmin edip, bu rakama göre bütçenin uydurulması doğru değildir.

* Bütçeyi tek kişi yapmaz.

* Bütçede KDV olmaz.

* Amortisman yatırım bütçesine girer, operasyon bütçesine girmez, koyulması yönetim kurulunun talebi doğrultusundadır. Çünkü yapılan bütçe operasyon bütçesidir. Amortisman işletmenin yatırım hesabıyla ilgili bir konudur.

 * Otelin yatırımla ilgili almış olduğu krediler de bütçeye girilmez. Bilançoda yer alır.

* Depodaki malzeme operasyon bütçesine girmez.

* Türk parasının değeri ani bir şekilde değişirse veya döviz kurları beklenmeyen artışlar sebebiyle aşırı değişirse bütçe revize edilir.

* Ön görülemeyen gider kalemleri için her zaman belli bir miktar tutar ayrılmalıdır.

* Bütçe, aşılmak için yapılır. Birçok otelde tutan veya aşılan bütçe karşılığında belirlenen departmanlara veya departman sorumlularına motivasyonlarına arttırmak için prim verilir. 'Maaşını zaten veriyorum, satış yapmak zorundalar, onların işleri bu' zihniyeti, motivasyonu ve satışı düşürür. Otelin hedefi olmalı ve bu hedef ödüllendirilmelidir.

Önümüzdeki hafta; Satış ve Pazarlama Departmanının bütçesi nasıl çıkarılır?