Otellerde operasyon deyince, akla yalnızca gündüz operasyonu gelir. Oysaki bir de gece operasyonu vardır. Gece operasyonu her nedense fazlaca önemsenmez. Oysaki, gece operasyonu da gündüz operasyonu kadar önemlidir.

Her şeyden önce, gece operasyonunda; gündüz operasyonunda yapılmış tüm hatalar ortaya çıkar. Gece ekibinin görevi, bu hataları bulup, düzeltip, günün kapanış raporlarını düzenlerken, diğer taraftan bir sonraki günün açılış ön hazırlıklarını yaparlar. Tıpkı restoranlarda yapılan “Mis en place” hazırlığı gibi.

Dikkat ettim, gece operasyonunda görev almış personel, bir gün amiran sınıfına terfi ettiklerinde, işlerine daha çabuk hakim oluyorlar. Gece operasyonunun çok kişi için bir nevi kariyer edinme ve öğrenme merkezi olduğunu rahatlıkla söyleyebilirim.

Büyük otellerde 23.00 – 07.00 saatleri arasında yürütülen gece operasyonundan sorumlu idari görevliye GECE MÜDÜRÜ denir.

Gece müdürü, aslında nöbetçi müdür sisteminin gece uzantısıdır. Arada ne fark var derseniz? Arada yetki ve sorumluluk farkı vardır. Nöbetçi müdürlerin yetki ve sorumluluğu daha sınırlı iken, gece müdürünün yetki ve sorumluluk sınırı daha geniş tutulmuştur.

GECE MÜDÜRÜNÜN NİTELİKLERİ

Gece Müdürünün 30 yaşın üzerinde olmasına, erkek olmasına, Ön büro kökenli olmasına, otelin müşteri profiline ve konseptine bağlı olarak en az bir yabancı dili iyi olarak bilmesine, gündüz uyuma olanağının olmasına, soğukkanlı olmasına, idari işlere yatkın kişi olmasına dikkat edilmesi gerekir.  

GECE MÜDÜRÜNÜN BAĞLI OLDUĞU MAKAM

Genel temayüle göre, Gece Müdürü Genel Müdüre karşı sorumludur. Lakin otellerin değişken idari yapısına bağlı olarak, bazı otellerde Resident Manager, Genel Müdür Yardımcısı veya Executive Assistant Manager’a bağlı da olabiliyor. Bazı küçük ve orta büyüklükteki otellerde Ön Büro Müdürüne bağlı çalıştığı da duyuluyor.  

GECE MÜDÜRÜNÜN YETKİ ALANI

Gece müdürünün Genel Müdüre vekaleten görev yapması ve kendinden başka bir müdürün görev başında olmaması nedeniyle, yetki alanı geniştir.

Gece Müdürünün çalışma saatleri dahilinde etkinlik gösteren Ön Büro ekibi, Amerikan Bar, Disco, Restoran, Banketing etkinlikleri, bazı departmanların gece görevlileri, resort otellerde etkinlik gösteren animasyon departmanı personeli ve buralarda eğlenmekte olan konuklarla ilgili her türlü konu veya karar vermeyi gerektiren durum, Gece Müdürünün yetki alanına girer.

Şayet, otelde bir Casino etkinlik gösteriyor ise, durum biraz farklıdır. Çünkü Casino’nun başında mutlaka bir sorumlu müdür vardır. Casino içinde olup biten tüm olaylar ve etkinlikten Casino müdürü yetkili ve sorumlu olduğu gibi, konuları ve kuralları, mesleki ve uzmanlık konumuzun dışındadır.  

Ancak, Casino’dan otele sıçrayan bir sorun var ise, Konu, Gece Müdürünün ilgi, yetki ve sorumluluk alanına girer. Böyle bir durumda Casino Müdürü ile işbirliği yaparak soruna çözüm bulunması daha akılcı olur. Yook.. konu asayiş ile doğrudan ilgili ise, Gece Müdürü gerekli girişimlerde bulunur.

Gece Müdürü, iş disiplini ile ilgili olarak, tüm departmanların gece personeline doğrudan müdahale hakkı vardır. Ancak, departmanların mesleki konulardaki işleyişine, eğitimine ve kurallarına, departman müdürlerinin kurduğu idari düzene müdahale edemez. Ancak, bu konularla ilgili bir düşüncesi, bir önerisi var ise, bunu “Loog book”a kaydeder.

Gece müdürü, iş saatleri dahilinde; ölüm, yangın, doğal afet gibi olağan üstü durumlar haricinde, karşı karşıya kalacağı her türlü olay karşısında action almakla yetkilidir. Ancak, bunların hepsini de “Loog Book”a not almalıdır. Aldığı yanlış bir karar var ise, bu durum kendisine yazılı veya şifahi olarak bildirilir. Detay gerektiren bazı önemli olayları rapor haline dönüştürmeli ve ayrıcana sorumlu olduğu makama sözlü bilgi vermelidir.

Gece müdürü, yukarıda olağan üstü olarak tarif edilen her türlü olayda, bağlı olduğu makamı, saat gözetmeksizin bilgilendirmelidir.   

GECE MÜDÜRÜNÜN SORUMLULUKLARI

1)    Gece personelinin iş disiplinini sağlamak.
2)    Gece ayrılan ve sabah iş başı yapan personelin çalışma programı saatlerini takip etmek.
3)    Salon etkinliklerinin vaktinde kapanışını takip etmek.
4)    Sabahları kahvaltı salonlarının vaktinde açılışını takip etmek.
5)    Konuk dilek ve şikayetlerinde doğrudan muhatap olmak.
6)    Gelen ve ayrılan VIP konuklarla ilgilenmek ve onlara refakat etmek.
7)    Gece giriş ve çıkış yapacak grup operasyonlarına nezaret etmek.
8)    Grup bagajları trafiğine uygun personel sayısını kontrol etmek.
9)    Klima ve ısıtma program saatlerini uygulamak.
10)    Kendisine bildirilen programa göre, otelin minimum ışıklandırma konumuna gelmesini temin etmek.
11)    Erken uyandırma saatlerini denetlemek. (Bazı otellerde konuklar otomatik yazdırma yapabiliyorlar. Santral devre dışı kalıyor)
12)    Otel içi ve etrafındaki güvenlik önlemlerini ve ışıklandırmayı denetlemek.
13)    Ön büro ekibinin gece raporlarını zamanında ve tam olarak kapatıldığından haberdar olmak.
14)    Sarhoş konuklar ile ilgilenmek.
15)    Banketing bitiminde salonlarda personel kalmamasını ve ışıkları kontrol etmek.
16)    Bazı grupların erken kahvaltı programlarını denetlemek.
17)    Ekmekçinin, sabah kahvaltısı hazırlıklarını bitirdiğinden emin olmak.
18)    Resort otellerde kahvaltı sorumlusunun büfeleri hazırladığından emin olmak.
19)    Geceleyin kilitli olması gereken kapıların kapalı olduğundan emin olmak.  
20)    Gece ve sabah personelinin servis aracı saatlerini takip etmek.
21)    Kendisine teslim edilen “Master pass key”i iyi korumak.
22)    Kasada kilitli korunan “Emergency pass key”i kullanması gerektiğinde, nedenini “Loog book”a yazmak.

Anlaşılacağı üzere, gece operasyonu da gündüz operasyonu kadar önemli ve ciddi bir operasyondur.